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VoiceBox

Das Kommunikationssystem stellt eine Voicemail-Mailbox bereit, auf der Anrufer Nachrichten hinterlassen können. Die Mailbox nimmt standardmäßig Anrufe entgegen, die Sie nicht binnen der festgelegten Zeit bis zur Rufannahme (regulär 15 Sekunden) angenommen haben.
  1. Ein- bzw. Ausschalten
  2. PIN konfigurieren
  3. Ansage erstellen

VoiceBox Ein- bzw. Ausschalten

Sie können die VoiceBox entweder mithilfe eines Funktionscodes direkt am Telefon oder über das webbasierte IPO-Self Admin Portal ein- zw. ausschalten.

Funktionscodes

  1. Wählen Sie am Hardwaretelefon oder aus dem Communicator heraus folgende Funktionscodes:
    • *18 – zum Einschalten der VoiceBox
    • *19 – zum Ausschalten der VoiceBox
  2. Nach dem Wählen ertönt ein Signalton, dass die Aktion ausgeführt wurde

VoiceBox
via Telefon
VoiceBox via Assistent Menüführung
VoiceBox via Assistent
Kurzanleitung
VoiceBox via Assistent
Anleitung

IPO-Self Admin Portal

(1) Unter dem Punkt „Anrufabwicklung“ im IPO-Self Admin Portal können Sie die (2) Voicemail-Funktion ein- oder ausschalten. (3) Einstellungen speichern

VoiceBox Pin und E-Mail konfiguration

Die VoiceBox PIN wird nur für das Abfragen von einem anderen aus Anschluss benötigt.

(1) Zunächst hinterlegen Sie im IPO-Self Admin Portal Ihre (2) PIN.
(3) Bei Bedarf können Sie aufgesprochene Sprachnachrichten an Ihr angegebenes E-Mail Postfach senden lassen.
(3) Optional können Sprachnachrichten, die an Ihr E-Mail Postfach gesendet wurden, auch automatisch gelöscht werden.
(!) Einstellungen speichern

VoiceBox Ansage aufsprechen

Für das Aufsprechen z.B. von einem privaten Anschluss aus müssen Sie zunächst eine PIN gesetzt haben.

Ansage direkt am Telefonapparat

Durch das Drücken der Message-Taste auf Ihrem Telefon gelangen Sie in folgendes Menü:

  • Abhören
    • Vorhandene Sprachnachrichten können hier erneut abgehört, gelöscht, oder archiviert werden
  • Nachricht
    • Selbst Sprachnachricht(en) aufzeichnen und intern an andere Teilnehmer versenden
  • Grußansage
    • Begrüßungsansage Ihrer VoiceBox aufsprechen
      • Mit der Softkey-Taste „Aufzeichnung“ die gewünschte Ansage aufsprechen
      • Mit der Softkey-Taste „Stop“ die Aufzeichnung beenden
      • Mit der Softkey-Taste „Abhören“ die aufgesprochene Ansage überprüfen
      • Mit der Softkey-Taste „Senden“ die aufgesprochene Ansage einschalten / speichern
      • Mit der Softkey-Taste „Mehr“ und dann der „Löschen“-Taste kann die Standard-Ansage wiederhergestellt werden
  • PIN
    • Ändern der Voicemail PIN
    • Bei Verlust der Voicemail PIN kann diese über das IPO-Self Admin Portal zurückgesetzt werden
  • E-Mail
    • Zusenden eingegangener Sprachnachrichten an Ihre im IPO-Self Admin Portal hinterlegte E-Mailadresse aktivieren / konfigurieren
  • Voicemail

Von externer Rufnummer

Stellen Sie sicher, dass die VoiceBox aktiviert und der PIN Code im IPO Self Admin eingerichtet sind.

  • Rufen Sie Ihren HWR Telefonanschluss an: +49 30 30877 XXXX
  • Warten Sie, bis die VoiceBox Ihre Ansage abspielt
  • Unterbrechen Sie die Ansage durch Drücken der Taste 8
  • Sie werden nach der Eingabe Ihrer PIN gefragt
      • PIN-Eingabe mit der #-Taste abschließen
  • Drücken Sie die 3 für das Grußansagen-Menü
  • Drücken Sie die 2 für das Aufzeichnen einer Grußansage
    • Drücken Sie die 2 für das Beenden der Aufzeichnung
  • Drücken Sie die 3 für das Speichern der Aufnahme
  • Optional: Drücken Sie die 4 für eine Endlosschleife der Ansage

Anleitungen Telefon