Da das HWR E-Mail Konto nicht unendlich groß ist, kommt es unter Umständen vor, dass sie eine Warnung vor dem Erreichen der maximalen Postfachgröße erhalten.
In so einem Fall hilft nur Aufräumen und explizit Löschen oder Archivieren.
Die Archivierung sollten sie idealerweise im Büro an der Dockingstation durchführen, da hier die schnellste und stabilste Verbindung zum Exchange Server besteht.
1. Aufräumen
Klicken sie in Outlook oben links auf Datei und klappen sie die Tools neben den Postfacheinstellungen auf.
Mit den Tools bekommen sie einen schnellen Überblick welche Ordner oder Emails in ihrem Postfach z.B. am meisten Platz verbrauchen oder am ältesten sind.
Die wichtigsten Erste-Hilfe Maßnahmen sind:
- Gelöschte Elemente leeren
- Junk/Spam Ordner leeren
- nicht mehr benutzte Funktionspostfächer ausklinken
Klicken sie auf Postfachbereinigung -> Postfachgröße anzeigen.
Dadurch bekommen sie eine Übersicht wie groß die einzelnen Ordner in ihrem Postfach sind.
In großen Ordnern ist natürlich mehr schnelles Einsparpotenzial, also sollte man sich auf die konzentrieren.
Dass es einen Unterschied zwischen der lokalen Daten und den Serverdaten gibt ist normal. Differenzen über 30% sind nicht normal.
Da wir nun die größten Ordner festgestellt haben, können wir auf eine Filter- bzw. Suchfunktion von Outlook zurückgreifen.
Hier haben sie 2 Optionen:
1. Nach Alter suchen lassen. Ist ideal wenn man sich sicher ist z.B. alle E-Mails älter als 3 Jahre zu löschen.
2. Nach Größe suchen lassen. Ist ideal wenn man zuerst die E-Mails mit den größten Anhängen löschen will.
-> Klicken sie auf Suchen, danach beginnt Outlook mit der zuvor eingestellten gefilterten Suche.
Hier sehen sie die gefilterte Suche.
Besonders hilfreich ist es hier die E-Mails nach Größe zu sortieren, dann kann man direkt die größten Verursacher auswählen und löschen.
Wenn sie zuerst die größten Ordner durchgehen wollen die sie zuvor ermittelt haben, klicken sie oben rechts auf Durchsuchen und wählen sie aus.
2. Archivieren
Eine weitere Möglichkeit wäre es ein Archiv zu erstellen um darin erstmal ein paar Gigabyte Emails auszulagern. So kann man sich z.B. jährliche Archive einrichten oder je Winter/Sommersemester.
Gehen Sie dazu wieder in die Tools ihres Postfachs und wählen Alte Elemente bereinigen aus.
1. Setzen sie den Auswahlpunkt auf die untere Option
2. Danach legen sie fest ob die Archivdatei aus ihrem gesamten Postfach oder nur aus einem gezielten Ordner heraus erstellt werden soll
3. In die Archivdatei kommen alle E-Mails die älter sind als das eingestellte Datum.
4. Nun haben sie 2 Optionen wo die Archivdatei gespeichert werden soll:
4a) Laufwerk C: (Festplatte des Computers)
Vorteil: das Archiv steht immer (auch offline) zur Verfügung
Nachteil: möglicher Verlust bei Diebstahl oder irreparablem Schaden
4b) Laufwerk H: (Home, servergespeichert)
Vorteil: kein Datenverlust möglich
Nachteil: nur an der Dockingstation oder im VPN verfügbar
Hinweis:
Wenn sie Funktionspostfächer archivieren, speichern sie die Datei auf dem Gruppenlaufwerk.
Danach ist die Archivdatei eingebunden und links in ihrem Outlook einsehbar.
