Nutzungsbedingungen der HWR Berlin für MS 365 / Office 365 (insb. Teams)
A) Nutzungsbedingungen MS Teams
– Die Nutzung der Aufzeichnungsfunktion von Teams bedarf der Einwilligung aller Teilnehmer. Informationen dazu gibt es hier eine Handreichung: Aufnahmefunktion von Teams
– Teams stellt keine Plattform für den Daten- bzw. Dateiaustausch dar, sondern ist ein kurzfristiges Kommunikationstool. Der Dateiaustausch muss vorrangig über Netzlaufwerke oder die HWR-Cloud erfolgen.
– Datenminimierung / Speicherbegrenzung: Sofern ein aktiver Nutzeraccount besteht, werden
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- Teams-Chatnachrichten der Studierenden automatisch nach 3,5 Jahren gelöscht.
- Teams-Chatnachrichten der Beschäftigten, Lehrenden und Lehrbeauftragten automatisch nach 1 Jahr gelöscht.
- Teamsaufzeichnungen automatisch nach 1 Jahr gelöscht.
B) Allgemeine Nutzungsbedingungen MS365
– Grundlage für die Nutzung der Dienste ist die Benutzungsordnung Hochschulrechenzentrums sowie die Geschäftsbedingungen für die Produkte und Onlinedienste von Microsoft.
– Es ist Microsofts Richtlinie für zulässige Verwendungen zu beachten.
– Nicht für jede Statusgruppe sind alle MS365 / O365-Applikationen zur Nutzung freigegeben. Siehe Abschnitt C.
– Die Dienste können nicht in allen Ländern genutzt werden, insbesondere nicht in der Demokratischen Volksrepublik Korea, im Iran und in Kuba, Sudan und Syrien.
– Die Software und Dienste sind ausschließlich zu studiumbezogenen bzw. dienstlichen Zwecken oder für studentische oder dienstliche Projekte einzusetzen, unter Beachtung der (gesetzlichen) Aufbewahrungsfristen.
– Der Einsatz zu kommerziellen oder privaten Zwecken ist in den Lizenzbestimmungen nicht vorgesehen.
– Es werden ausschließlich persönliche, nicht übertragbare Lizenzen bereitgestellt
– Private Geräte (Laptop, Tablet, Smartphone) sind nicht für die Verarbeitung dienstlicher Daten zugelassen (Viren, Malware, Schadcode). Dies gilt ebenfalls für die Nutzung von MS 365. Soll die Software auch für eigene, d.h. für nicht Studien-Zwecke (z.B. Erstellung oder Präsentieren von Dokumenten im Rahmen erlaubter Nebentätigkeiten, Verfassen von Briefen an Ihre Familie) benutzt werden, muss eine eigene Lizenz erworben werden.
– Sensible Daten / Informationen dürfen nicht mit MS 365 verarbeitet werden.
– Daten, die im Rahmen des Student Lifecycle erhoben und bearbeitet werden, sind ausschließlich über die entsprechenden Fachanwendungen (z.B. Campusmanagementsystem) zu verarbeiten.
– Der Systembetreuer für Microsoft an der HWR Berlin sichert keine Daten aus Microsoft 365. Die Benutzerinnen und Benutzer haben eigenverantwortlich die Sicherung von in Microsoft 365 verarbeiteten Dateien sicherzustellen.
– Die Benutzerin oder der Benutzer nimmt zur Kenntnis, dass:
o die Benutzerin oder der Benutzer nur berechtigt ist, die Software und Dienste während des lizenzierten Zeitraums zu nutzen.
o sämtliche Software gelöscht werden muss bzw. Dienste nicht weiter genutzt werden können, wenn die HWR Berlin den Vertrag kündigt oder vor Ablauf des lizenzierten Zeitraums keinen Beitritt bzw. keine Verlängerungsbestellung einreicht oder keine zeitlich unbeschränkten Lizenzen erwirbt, je nachdem welches Ereignis als erstes eintritt.
– Der Systembetreuer für Microsoft 365 an der HWR Berlin behält sich vor, der Benutzerin oder dem Benutzer lediglich eine Auswahl an Software und Diensten anzubieten oder einzelne Funktionen der Software und Dienste einzuschränken.
– Der Systembetreuer für Microsoft an der HWR Berlin kann die Nutzung einzelner Software und Dienste durch weitere Benutzungsrichtlinien zusätzlich regeln.
– Die Verwendung der Software und Dienste unterliegt außerdem den Bestimmungen des Campus- und School-Vertrages (CASA), einschließlich, aber nicht beschränkt auf Haftungsbeschränkungen, den Ausschluss von Gewährleistungen sowie den Ausschluss von Rechtsmitteln und Ansprüchen.
C) Zur Nutzung freigegebene MS365-Anwendungen, nach Statusgruppe sortiert
1) Studierende
Für Studierende gibt es ohne Entgelt und als freiwilliges Angebot der HWR Berlin Microsoft 365 A3 für die Dauer ihres Studiums während eines bestehenden Lizenzvertrages der Hochschule mit Microsoft ab Mai 2021.
– Word, Excel, Power Point, OneNote, Staff Notebook
– Teams
– OneDrive
– Lists
– Stream
– Project for Office (Viewer für Microsoft Project Dateien)
– Whiteboard
– Sharepoint
– Delve
2) Lehrende, Lehrbeauftragte
Für Lehrende und Lehrbeauftragte stehen während eines bestehenden Lizenzvertrages der Hochschule folgende Anwendungen zur dienstlichen Nutzung zur Verfügung. Diese sind datenschutzrechtlich geprüft und freigegeben.
– Word, Excel, Power Point, OneNote, Staff Notebook
– Teams
– Lists
– Stream
– Project for Office (Viewer für Microsoft Project Dateien)
– Whiteboard
– Sharepoint
– Delve
– OneDrive / Sharepoint ausschließlich als Speicherort für Teamsaufzeichnungen. Eine weitergehende Ablage anderer Dateien ist untersagt, solange kein hochschulweites Tool für die Verschlüsselung vorhanden ist. Die Speicherung von Dateien muss auf den Netzlaufwerken und der Cloud der HWR Berlin erfolgen.
3) Beschäftigte
Für Beschäftigte stehen während eines bestehenden Lizenzvertrages der Hochschule folgende Anwendungen zur Nutzung zur Verfügung. Diese sind datenschutzrechtlich geprüft und freigegeben.
– Teams
– OneDrive / Sharepoint ausschließlich als Ablageort für Teamsaufzeichnungen. Eine weitergehende Ablage anderer Dateien ist untersagt, solange kein hochschulweites Tool für Verschlüsselung vorhanden ist.
–> Alle anderen MS 365 Anwendungen sind nicht für die Nutzung freigegeben.