Häufig gestellte Fragen (FAQ)

• (!) Melden Sie sich im IPO-Self Admin Portal an.
• (1) Aktivieren Sie die Detailansicht der Navigation
• (2) Klappen Sie die Navigation vollständig aus
• (3) Klicken Sie auf „Anrufabwicklung“
• (4) Tragen Sie die gewünschte Zielrufnummer ein
• WICHTIG: Rufweiterleitung nach Extern erfordern das Vorwählen einer 0
• (5) Checkbox anhaken und damit die Rufumleitung aktivieren
• (6) Speichern

• Rufweiterleitung: beliebige Ziele
  • Funktionscode Ziel setzen: *07*[Ziel-Nummer]#
  • Funktionscode RWL ein: *01
  • Funktionscode RWL aus: *02
  • dann kurz den Hörer abheben oder Freisprechtaste drücken
  • Sie hören zwei kurze Töne zur Bestätigung
  • Die Rufumleitung ist eingerichtet und aktiv

• Rufumleitung: Anrufe können nur Intern Umgeleitet werden
  • Funktionscode:   *14*[Ziel-Nummer]#
  • dann kurz den Hörer abheben oder Freisprechtaste drücken
  • Sie hören zwei kurze Töne zur Bestätigung
  • Die Rufumleitung ist eingerichtet und aktiv

• Taste Funktion drücken
• Weiterleiten wählen
• Hier können Sie auswählen zwischen
  • Umleitung zu
    • Anrufe von  Telefon auf einen anderen internen Anschluss der HWR umleiten
      • Zielwahl via Telefonbuch (filterbar durch Buchstaben via Zahlenfeld – Beispiel: 48 filtert ‚IT-Hotline‘)
      • Zielwahl durch direkte Rufnummereingabe (Freitext)
  • Umleitung von
    • Anrufe von einem anderen internen Anschluss auf meinen Anschluss umleiten
      • Die Einrichtung ist identisch mit der Einrichtung der ‚Umleitung zu‘. Ihr Anschluss ist in dem Fall das Ziel zu dem die Anrufe umgeleitete werden sollen.
  • Weiterleitung sofort
    • Anrufe von Ihrem Telefon sofort auf einen anderen internen/externen Anschluss weiterleiten
      WICHTIG: Rufweiterleitung nach Extern erfordern das Vorwählen einer 0
      • Ein/Aus schalten
        • Mit der Taste ‚Ein‘ die Weiterleitung einschalten
        • Den Anruftyp auswählen
          • Alle Anrufe
          • Nur externe
          • Externe und Gruppe
          • Nicht Gruppe
        • Das Ziel auswählen
          • Als Ziel können Sie Ihre Voicemail-Box, Interne oder Externe Anschlüsse auswählen
          • Mit der Taste Bearbeiten können Sie ein Ziel einrichten / ändern
          • Für Ihre Voicemail-Box wählen Sie die Taste An VM aus
          • Oder Sie geben die Ziel Rufnummer ein (0 vorwählen bei externen Zielen) oder Sie wählen ein Ziel aus dem Telefonbuch aus (siehe Punkt Umleitung zu)
          • Taste Speich. Drücken und die Weiterleitung ist eingerichtet und aktiv
  • Weiterleitung Besetzt / nach Zeit
    • Anrufe von meinem Telefon bei Besetzt oder nach Zeit (15s) auf einen anderen internen/externen Anschluss weiterleiten
    • Weiterleitung nach Extern
      • Die Einrichtung ist identisch mit der Einrichtung der Weiterleitung sofort, der Unterschied besteht darin, dass Sie die Weiterleitung bei besetzt und/oder die Weiterleitung nach Zeit Ein/Aus schalten können.

• Sie haben die Möglichkeit Rufumleitungen auf Funktionstasten zu programmieren, so können Sie bequem mit einem Knopfdruck die Rufumleitung ein- oder ausschalten. Wie Sie die Funktionstasten entsprechend konfigurieren finden Sie unter dem FAQ-Unterpunkt ‚Wie richte ich meine Funktionstasten ein?‘

• Während eines laufenden Gesprächs den Softkey (1) ‚Umlegen‚ drücken

• Gesprächspartner auf (1) Leitung 1 wird auf Halten gesetzt und es wird automatisch auf Leitung 2 gewechselt
• Zweiten Gesprächspartner anrufen
  • Anrufen via (2) integriertem Telefonbuch
  • Anrufen via (3) programmierter Taste

• Telefonbucheinträge filtern
• Beispiel: HWR Mitarbeiter
  • 4 (GHI)
  • 9 (WXYZ)
  • 7 (PQRS)

• Durch das Drücken der Softkey-Taste ‚Durchst.‚ werden ‚Anrufer‘ und ‚HWR Mitarbeiter‘ miteinander verbunden

• (1) Zunächst hinterlegen Sie im IPO-Self Admin Portal Ihre (2) PIN.
• (3) Bei Bedarf können Sie aufgesprochene Sprachnachrichten an Ihr angegebenes E-Mail Postfach senden lassen.
• (3) Optional können Sprachnachrichten, die an Ihr E-Mail Postfach gesendet wurden, auch automatisch gelöscht werden.
• (!) Einstellungen speichern

• (1) Unter dem Punkt „Anrufabwicklung“ im IPO-Self Admin Portal können Sie die (2) Voicemail-Funktion ein- oder ausschalten
• (3) Einstellungen speichern

• Wählen Sie am Hardwaretelefon oder aus dem Communicator heraus folgende Funktionscodes:
  • *18 – zum Einschalten der VoiceBox
  • *19 – zum Ausschalten der VoiceBox
• Nach dem Wählen ertönt ein Signalton, dass die Aktion ausgeführt wurde

• Durch das Drücken der Message-Taste auf Ihrem Telefon gelangen Sie in folgendes Menü:
  • Abhören
    • Vorhandene Sprachnachrichten können hier erneut abgehört, gelöscht, oder archiviert werden
  • Nachricht
    • Selbst Sprachnachricht(en) aufzeichnen und intern an andere Teilnehmer versenden
  • Grußansage
    • Begrüßungsansage Ihrer VoiceBox aufsprechen
      • Mit der Softkey-Taste „Aufzeichnung“ die gewünschte Ansage aufsprechen
      • Mit der Softkey-Taste „Stop“ die Aufzeichnung beenden
      • Mit der Softkey-Taste „Abhören“ die aufgesprochene Ansage überprüfen
      • Mit der Softkey-Taste „Senden“ die aufgesprochene Ansage einschalten / speichern
      • Mit der Softkey-Taste „Mehr“ und dann der „Löschen“-Taste kann die Standard-Ansage wiederhergestellt werden
  • PIN
    • Ändern der Voicemail PIN
    • Bei Verlust der Voicemail PIN kann diese über das IPO-Self Admin Portal zurückgesetzt werden
  • E-Mail
    • Zusenden eingegangener Sprachnachrichten an Ihre im IPO-Self Admin Portal hinterlegte E-Mailadresse aktivieren / konfigurieren
  • Voicemail
    • Ein- und Ausschalten der Voicemail-Funktion

• Rufen Sie Ihren HWR Telefonanschluss an: +49 30 30877 XXXX
• Warten Sie, bis die VoiceBox Ihre Ansage abspielt
• Unterbrechen Sie die Ansage durch Drücken der Taste 8
• Sie werden nach der Eingabe Ihrer PIN gefragt
  • • PIN-Eingabe mit der #-Taste abschließen

   

• Drücken Sie die 3 für das Grußansagen-Menü
• Drücken Sie die 2 für das Aufzeichnen einer Grußansage
  • Drücken Sie die 2 für das Beenden der Aufzeichnung
• Drücken Sie die 3 für das Speichern der Aufnahme
• Optional: Drücken Sie die 4 für eine Endlosschleife der Ansage

• Loggen Sie sich im IPO-Self Admin Portal ein
• (1) Wählen Sie links in der Navigation den Menüpunkt ‚Tastenprogrammierung‘ aus
• (2) Wählen Sie die zu belegende Taste aus

• (3) Wählen Sie die zu hinterlegende Funktion aus und vergeben Sie eine Bezeichnung, die nachher im Telefondisplay erscheint
• (4) Ggf. ein Ziel angeben – hier Beispiel Rufumleitung nach 1234
• (5) Einstellungen speichern
• folgend finden Sie stichpunktartig eine kurze Erläuterung zu den wichtigsten / meistgenutzten Funktionen
  • Benutzer: Neue Form der Kurzwahl-Funktion. Alle Anwender, die bereits auf die neue Telefonanlage umgestellt wurden, erscheinen in dieser Auflistung. Die Benutzer Funktionstaste hat den Vorteil, dass man auch die Verfügbarkeit des Teilnehmers erkennen kann.
  • Alle Anrufe weiterleiten: einfache Rufumleitung
  • Gruppe: Anrufen einer durch den TK-Admin vordefinierten Gruppe, hinter der sich mehrere Anschlüsse verbergen (z.B. Studienberatung)
  • Kurzwahl: Bei der Kurzwahlfunktion kann eine beliebige (externe) Rufnummer hinterlegt werden

• Drücken Sie die Softkey-Taste ‚Anmelden‘

• Geben Sie Ihre Nebenstelle / Rufnummer und Ihre PIN ein

• Nach erfolgreicher Anmeldung wird die Softkey-Taste ‚Anmelden‘ durch ‚Abmelden‘ ersetzt

• Drücken Sie bei einem besetzten Anschluss die Softkey-Taste „Rückruf„
• Danach können Sie einfach wieder auflegen
• Sobald der Anschluss wieder frei ist, werden Sie von der Rufnummer des zuvor belegten Anschlusses zurückgerufen, jedoch erfolgt der eigentlich Anruf erst, wenn Sie selbst den Rückruf angenommen haben

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